Für unsere Zweigstelle in der Deutschschweiz schaffen wir neue eine Stelle für die administrativen Aufgaben und suchen eine*n  engagierte*n 

Mitarbeiter*in Administration (40-50%) 

Ihre Aufgaben:  

A: Telefondienst und Sekretariat: 

• Entgegennahme von Anfragen per Telefon, per Post oder ans Sekretariatsmail 
• Erfassung und Nachbereitung der Anfragen 

B: Verantwortung Administration 

• Gewährleisten einer übersichtlichen und stets aktuellen Ablage 
• Unterstützung bei der Kontaktverwaltung 
• Verwaltung des Büromaterials 
• Teilaufgaben Buchhaltung/Rechnungswesen, Führung der Kasse 
• Administrative Organisation bei Ein- und Austritt von Mitarbeitenden 
• Korrespondenz mit der Verwaltung und Untermieter der Büroräumlichkeiten 
• Administration im Auftrag der Leitung 
• Unterstützung bei Eventorganisation und –administration 
• Diverses: Organisation Archiv, Einkäufe, Entsorgung etc. 
• Nach Möglichkeit: Technischer Support für die Mitarbeitenden bezüglich Einrichtens und Wartung von Telefon/Computer/Drucker 

C: Administrative Unterstützung der Mitarbeitenden und in der Fallführung 

• Administrative Unterstützung bei der Dossierführung 
• Erfassen von Anfragen im Klient*innen-Erfassungssystem  
• Terminkoordination, Erstellen von Zoom-Meetings 
• Führen von Protokollen, Mitarbeit in der Ablage und Speicherung von Informationen 
• Überarbeiten von Texten und Publikationen 
• Erfassen von Übersetzungen mit dem Tool “DeepL pro” 
• Erfassen von Korrespondenz 

Ihr Profil: 

• Ausbildung 
• Kaufmännische Lehre oder vergleichbare Ausbildung 

Selbst- und Sozialkompetenzen 

• Ausgeprägte Fähigkeit, zuzuhören und Einfühlungsvermögen - bei gleichzeitiger Einhaltung der Rolle zur sachlichen Fallaufnahme (keine Beratungstätigkeit) 
• Emotionale Reife und Bereitschaft, um mit den teilweise schwierigen Lebenslagen der Begünstigten umzugehen  
• Eigeninitiative, Dynamik und Proaktivität 
• Gute Sozialkompetenz und Teamfähigkeit 
• Fähigkeit zu interdisziplinärer und interkultureller Zusammenarbeit  

Fachkompetenz 

• Gute Kenntnisse und ausgewiesene Erfahrung in den Bereichen Administration Sekretariat, inkl. Telefondienst 
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Word, Excel) 
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten 
• Sehr gute planerische und organisatorische Fähigkeiten 
• Selbstständige, gut strukturierte Arbeitsweise 
• Kenntnisse des Migrations- und Sozialbereichs (Kindesschutz) von Vorteil 
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift (Muttersprache); sehr gute Kenntnisse der französischen und englischen Sprache in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse von Vorteil 
• IT-Kenntnisse und technische Fähigkeiten von Vorteil 

Wir bieten:  

• Die Gelegenheit, in einer internationalen Organisation mit dem Fokus Kinderrechte tätig zu sein 
• Eine vielseitige und herausfordernde Aufgabe in einem kleinen motivierten Team 
• bestehend aus Sozialarbeitenden, Jurist*innen und Mediator*innen, inkl. Praktikant*in 
• Ein breites Themenspektrum und Gelegenheit zur selbständigen Arbeit 
• Eine gute Arbeitsatmosphäre in einem dynamischen Arbeitsumfeld  
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und zentraler Arbeitsort in Zürich 

Arbeitsort: Zürich (Nähe Hauptbahnhof) 

Antritt: ab 01.08.2025 oder nach Vereinbarung 

Bewerbung: Per E-Mail an Carole Baumgart, Personalverantwortliche: rh@ssi-suisse.org 

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis Ende April 2025. 

Die Bewerbungsgespräche finden im Mai 2025 statt.  

Fragen zur Stelle: Anna Häseler, Sozialarbeiterin: a.haeseler@ssi-schweiz.org